fbpx
X
Наш опыт Наша ответственность Наша команда
г.Москва, м.Тушинская, Волоколамское шоссе, 89 Режим работы офиса: Пн-Чт с 8.00 до 18.00
Пт с 8.00 до 17.00

Ушел бухгалтер, что делать?

Ушел бухгалтер, что делать?

Многие фирмы и в первую очередь их руководители оказываются совершенно не готовыми к ситуации, когда ушел главный бухгалтер, не сдав отчетность и не передав дела преемнику. Такие случаи нередки. Не только исчезновение, но даже неожиданное увольнение главбуха чревато массой проблем с налоговой и контрагентами. Особенно серьезными бывают последствия, если деятельность специалиста никто не контролировал. Как свести потери к минимуму и избежать штрафных санкций, пойдет речь в этой статье.

По каким причинам может уйти бухгалтер или главбух из компании

Если из компании ушел рядовой работник бухгалтерии, уже стоит поинтересоваться, с чем связано его решение, поскольку следом рабочее место может покинуть и главный бухгалтер. Особенно часто такое бывает перед налоговой проверкой, сдачей отчетности, при аресте счетов предприятия.

Перечислим основные причины внезапного расторжения трудовых отношений в подобных ситуациях.

Некомпетентность

Путаница в бухучете, утрата первичных документов, несвоевременная сдача отчетности приводят к штрафам, аресту счетов, внеплановым налоговым и проверкам. Часто именно боязнь последствий собственной некомпетентности становится причиной ухода главбуха. Но не стоит забывать, что даже после увольнения этот специалист несет ответственность (вплоть до уголовной) за допущенные ошибки. Также он обязан компенсировать материальный ущерб, нанесенный его действиями компании. Например, вернуть работодателю суммы штрафов, выплаченных из-за просрочек при сдаче налоговых деклараций и уплате налогов.

Предприятие не выполняет обязательства по трудовому договору

Иногда причина, по которой исчез главбух, кроется в самом руководителе предприятия:

  • невыплата заработка или несвоевременные расчеты с персоналом;
  • увеличение нагрузки без соответствующего роста оклада;
  • дополнительные обязанности, не входящие в компетенцию главбуха.

В этих случаях уход специалиста закономерен.

Застой в развитии предприятия

Сотрудники имеют возможность профессионально расти только в тех фирмах, которые развиваются. Если предприятие по достижении определенного уровня остановилось в развитии, то главбух начинает подыскивать себе более перспективное место работы, где не будет риска потерять квалификацию из-за спокойной однообразной деятельности. К тому же застой всегда влияет на уровень заработной платы — хороший бухгалтер легко уйдет туда, где ставки выше.

Реорганизация компании, смена руководства

Привыкать к новому начальству, изменившимся требованиям всегда сложно, тем более что главбух несет материальную ответственность и прекрасно понимает, что его легко «подставить». Опасение, что не удастся сработаться с новым руководителем, часто становится причиной увольнения по собственному желанию.

Проблемы бухгалтерии остаются без внимания

При несерьезном отношении руководства и владельцев компании к развитию бизнеса со временем накапливаются проблемы, мешающие нормальному функционированию подразделения:

  • нехватка сотрудников;
  • несоответствие оборудования и программного обеспечения современным требованиям;
  • невозможность повышать квалификацию (руководство не выделяет средства на новую литературу, поездки на курсы и семинары).

Что можно сделать, если бухгалтер пропал

Что можно сделать, если бухгалтер пропал

Для начала стоит убедиться, что сотрудник действительно пропал, а не находится в больнице или отсутствует по другим уважительным обстоятельствам. Для этого надо найти все его возможные контакты — в соцсетях, через знакомых или родственников, проверить домашний адрес. Убедившись, что действительно ушел, а не временно неработоспособен ваш бухгалтер, не стоит долго раздумывать, что делать, — начинайте проверку.

Касса и расчетные счета

Если обнаружите пропажу денег в кассе или на счетах компании, пишите заявление в правоохранительные органы. То же самое необходимо, если пропали ценные бумаги или документы.

Ключи доступа в банк и для сдачи отчетов

Ключ, которым пользовался главбух для входа в сервис Банк-Клиент, надо сразу поменять, также стоит заблокировать логин ушедшего сотрудника. Проверьте, не исчез ли вместе с бухгалтером сертификат ключей электронной подписи, обеспечивающий доступ в Банк-Клиент. Если да, срочно пишите в банк заявление для оформления нового сертификата. Если же утеряна электронная подпись, ее необходимо аннулировать и перевыпустить, а также восстановить доступ к электронной системе сдачи отчетности.

Бухгалтерская база

Не менее важно, заполнял ли главбух электронную базу и насколько корректно это делал.

Если работа велась на оборудовании компании, остались доступными программное обеспечение и база данных, надо проверить, все ли операции вносились в реестры, нет ли пропусков, совпадают ли цифры с документами. Эту работу может сделать другой бухгалтер или аудитор.

Хуже, если использовались личный компьютер и ПО ушедшего сотрудника. Придется заказывать выгрузку базы, приобретать ПО и нанимать специалистов для установки. Только после этого возможна проверка.

Наиболее сложная ситуация складывается, если база данных не велась или оказалась поврежденной, — потребуется восстановление учета с нуля.

Первичная документация

Бухгалтеру для работы нередко передаются первичные документы. При их проверке необходимо составить акт, внеся в него перечень недостающих бумаг — договоров, кадровой документации и т. д. На основании акта подается заявление в полицию, впоследствии это поможет избежать штрафов из-за просрочек при сдаче отчетности.

Проверка отчетности, сданной в налоговую и социальные фонды

Для проведения проверки при утрате документов можно запросить данные за последние 3 года в налоговой.

Необходимо сверить уплату налогов, взносов в ПФР и другие обязательные фонды. Важно проконтролировать, нет ли задолженностей и переплат за истекший период. По банковской выписке легко устанавливаются контрагенты, у которых можно запросить документы — договоры, акты сверок.

Обязательному восстановлению подлежит информация по кадрам, начислению и выплате заработной платы сотрудникам.

Чтобы не задаваться вопросом, что делать, если ушел бухгалтер, необходимо заранее принять меры для обеспечения контроля его деятельности.

Как предугадать потери при неожиданном уходе главного бухгалтера?

Как показывает практика, исчезают обычно приходящие главбухи (аутсорсеры, фрилансеры), с которыми не был официально заключен договор. При отсутствии контроля со стороны руководителя у такого специалиста появляется прекрасная возможность запустить ведение документации и баз, что приводит к серьезным проблемам и штрафам. Избежать рисков помогают достаточно простые, но эффективные меры:

  1. Главный бухгалтер, даже приходящий, должен работать по договору, в котором четко определены способы передачи первичной документации, сроки проведения важных учетных мероприятий, ответственность. В идеале — применяются нормы Трудового кодекса, с бухгалтером заключается трудовой договор, оформляется должностная инструкция.
  2. Банковская выписка обязательно должна проверяться руководителем. Желательно делать это не формально, а скрупулезно: необходимо сверяться с документами; аудиторы советуют обращать внимание на расчеты и выдачу зарплаты, снятие сумм на командировочные и хозяйственные расходы.
  3. Архив базы необходимо хранить на предприятии, забирая у главбуха ежеквартально. Это позволит руководителю осуществлять постоянный контроль, а также заказать аудиторскую проверку, не предупреждая сотрудника.
  4. Контроль расходования наличных средств необходим не реже раза в месяц. Проверяются касса, Кассовая книга, приходные и расходные документы. Не менее важно контролировать склад.
  5. Руководитель должен следить за порядком в документообороте (все бумаги необходимо подшивать в соответствующие их типу папки; оригиналы должны быть в наличии, как и архивы за предыдущие периоды).

Обезопасить себя можно и другими превентивными мерами:

  • не передавать главбуху оригиналы учредительных документов, печать организации, ключи доступа к Клиент-Банку;
  • главбуху-фрилансеру (представителю аутсорсинговой фирмы) можно организовать удаленный доступ к учетной базе, но хранить ее необходимо на сервере компании или в облаке;
  • первичные документы передавать только по акту, никогда не оставлять в полном объеме у главбуха;
  • сданную отчетность хранить на предприятии.

ВАЖНО! При поступлении на работу главный бухгалтер должен по акту принять все документы. Акт утверждает директор, подписывают — сдающая и принимающая стороны. Процедура передачи должна быть заранее регламентирована приказом или иным локальным документом компании.

Если главбух увольняется по собственному желанию, необходимо не только организовать передачу дел, но также заказать аудиторскую проверку и инвентаризацию, проверить наличие задолженностей по расчетам с контрагентами, выплате зарплаты, уплате налогов.

1 Звезда2 Звезды3 Звезды4 Звезды5 Звезд (4 оценок, среднее: 4,00 из 5)
18/06/2019

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован.

Появились вопросы?

Нажимая кнопку "Получить ответ", я даю своё согласие на обработку моих персональных данных в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 года №152 ФЗ "О персональных данных", на условиях и для целей, определённых в Согласии на обработку персональных данных.