X
Наш опыт Наша ответственность Наша команда
г.Москва, м.Тушинская, Волоколамское шоссе, 89 Режим работы офиса: Пн-Чт с 8.00 до 18.00
Пт с 8.00 до 17.00

Бухгалтер не отдает документы и базу 1С, что делать?

Бухгалтер не отдает документы и базу 1С, что делать?

Исчезновение бухгалтера обычно связано с банальными причинами: просто он пытается избежать ответственности за допущенные в силу собственной некомпетентности промахи. Случается пропажа такого специалиста, как правило, накануне серьезных отчетных мероприятий либо после получения суровых уведомлений и требований из налоговой инспекции, ареста счетов компании. Самое неприятное, если бухгалтер не просто прекратил работу и не выходит на связь, но и не отдает документы, в статье мы рассмотрим, что делать в подобных ситуациях.

При каких обстоятельствах бухгалтер не желает отдавать базу и документы?

Если безответственного сотрудника, запустившего дела и не умеющего исправить ситуацию, можно оперативно заменить более грамотным, то пропажа учетной бухгалтерской базы для компании почти трагична. Кратко о причинах такой ситуации.

Некорректное ведение учета, ошибки в оформлении документов

Некомпетентность может стать причиной некорректного ведения бухучета, ошибок в оформлении финансовых документов. Осознавая эти проблемы, бухгалтер может удерживать базу, чтобы скрыть собственное профессиональное невежество.

Учет нескольких клиентов в одной базе

Аутсорсер ведет базы всех имеющихся у него клиентов в одном файле. При завершении трудовых отношений с каким-либо из работодателей не умеет разделить сведения, а отдать все базы вместе третьим лицам не имеет права.

Формат базы несовместим со стандартами 1С

Здесь причиной может стать опять же неумение или банальная лень. Бухгалтер ведет  бухгалтерский учет в нестандартной для такой деятельности программе. Из-за несовместимости форматов возникают проблемы переноса данных в 1С.

База отсутствует

Редко, но еще встречаются бухгалтеры, не умеющие пользоваться продуктами 1С и ведущие базы в примитивных электронных таблицах. Если работодатель слишком доверчив, отсутствие должного бухучета обнаруживается лишь при налоговой проверке, что чревато для компании серьезными неприятностями.

Удерживание базы как способ давления на работодателя

Такие ситуации чаще всего возникают, если бухгалтер не получил заработанные деньги или иные полагающиеся выплаты.

Какие ошибки в договоре с бухгалтером были допущены?

Какие ошибки в договоре с бухгалтером были допущены?

Ситуации, при которых бухгалтер не отдает базу 1С и первичные документы на бумажных носителях, складываются из-за пробелов в договоре, который компания заключила со специалистом при найме. Вероятнее всего, там не были четко прописаны должностные инструкции, включая:

  • необходимость хранения учетной базы в компьютерах организации, а не на личном оборудовании;
  • периодичность мероприятий по административному контролю над работой бухгалтера;
  • санкции, применяемые к специалисту, при нарушении им регламентов работы.

Можно ли  обратиться в суд и потребовать возврат 1С-базы и документов от бухгалтера?

Если бухгалтер не отдает документы, оформленные на бумажных носителях, и/или учетную базу в электронном виде, компания или ИП может подать иск в суд. В зависимости от особенностей ситуации к недобросовестному специалисту применимы несколько статей, в частности:

  • статья 15 ГК РФ, касающаяся возмещения убытков, — в данном случае под ущербом могут пониматься затраты на восстановление базы и упущенная прибыль;
  • статья 325 УК РФ, устанавливающая уголовную ответственность за похищение или порчу документов.

Однако сначала лучше попробовать урегулировать конфликт досудебным способом, чтобы избежать задержек и судебных издержек. Если же попытка окажется несостоятельной, направить иск в арбитраж.

С какими бухгалтерами чаще всего возникают подобные ситуации: штатный или бухгалтер-аутсорсер?

Чаще из поля зрения работодателей, прихватив бумажные документы и учетные базы, пропадают аутсорсеры, особенно если отношения с такими сотрудниками не оформлены в рамках ГК РФ. Внезапное исчезновение штатного бухгалтера — редчайшее событие, поскольку для самого специалиста такой поступок чреват серьезными проблемами: от утраты трудовой книжки до уголовного наказания. Ведь при найме в штат с бухгалтером заключается официальный трудовой договор.

Как застраховаться от подобных ситуаций в будущем?

Как застраховаться от подобных ситуаций в будущем?

Разобравшись, что делать, если бухгалтер не отдает базу 1С, важно понять, как обезопасить компанию от подобных проблем в дальнейшей работе.

  1. Заключить с аутсорсером договор на оказание услуг, отразив все тонкости рабочих взаимоотношений, включая возможность их расторжения из-за недобросовестного или некачественного исполнения обязанностей, нарушения сроков сдачи отчетности. Важно указать принадлежность учетных баз и первичных бухгалтерских документов именно компании, необходимость полного их возврата при расторжении договора. Помните: согласно статье 431 ГК РФ пункты, составляющие договор, трактуются буквально.
  2. Вести систематический внутренний контроль деятельности бухгалтера: периодически проверять банковские выписки о движении финансов, объем наличных, остатки материалов. В зависимости от размеров компании такие обязанности должно исполнять специальное аудит-подразделение или руководитель (владелец). О результатах проверок нужно сообщать бухгалтеру, чтобы сотрудник чувствовал ответственность. Контроль поможет адекватно оценить профессионализм и эффективность специалиста.
  3. Хранить у руководителя компании резервные копии учетных баз1С и оригиналы первичных документов (аутсорсеру лучше доверять только копии).
  4. Ежеквартально запрашивать у бухгалтера копии сданной отчетности с квитанцией о приеме.
  5. Не передавать бухгалтеру подлинники учредительных документов и основную печать.

При найме на работу взять у сотрудника адреса регистрации и реального проживания, все номера телефонов, контакты в мессенджерах. Проверить актуальность этих данных.

1 Звезда2 Звезды3 Звезды4 Звезды5 Звезд (4 оценок, среднее: 4,00 из 5)
18/06/2019

Появились вопросы?

Нажимая кнопку "Получить ответ", я даю своё согласие на обработку моих персональных данных в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 года №152 ФЗ "О персональных данных", на условиях и для целей, определённых в Согласии на обработку персональных данных.