Обязательный акт, фиксирующий результат приема и передачи дел главного бухгалтера при его увольнении, вызывает множество вопросов касательно содержания и оформления. Какую форму использовать для заполнения документа, какие данные вносить в основной и дополнительные разделы, стоит ли упоминать об утраченных бумагах и обнаруженных проблемах в отчетности — рассмотрим эти и прочие нюансы.
Что такое акт приема-передачи дел при увольнении бухгалтера?
Документ, который информирует собственников компании и преемника главбуха о финансовой ситуации, называется актом приема-передачи дел. В нем содержится информация по итогам инвентаризации, включая папки с документацией, перечисление основных фондов и материальных активов. Акт показывает, как велся бухучет на предприятии и какова была прежняя финансовая политика.
Требования к содержанию документа отражаются в приказе. Чаще всего рекомендуют придерживаться таких правил:
- Акт оформляется после проверки состояния бухгалтерского и налогового учетов и формирования отчетности.
- Составлению документа предшествует инвентаризация, сверка расчетов с налоговыми органами и внебюджетными фондами.
- Даты процедуры и состав комиссии указываются в приказе по предприятию.
Какие данные содержатся в акте и как его составить?
Обычно акт передачи при увольнении главного бухгалтера заполняется в произвольной форме. Специалисты рекомендуют придерживаться типовых требований к оформлению документов. При составлении акта в него включают несколько разделов.
Общие сведения
На титульной странице документа указывают полное название предприятия, дату и место составления, состав комиссии по приему-передаче дел, а также дату и номер приказа, на основании которого выпущен акт.
Документ не будет действительным, если на нем нет подписи генерального директора с расшифровкой и даты утверждения.
Список передаваемых документов
В основной части акта отражают особенности ведения и состояния учета на момент передачи дел. Информацию обычно представляют в виде таблицы с четырьмя столбцами:
- порядковый номер документа;
- название папки;
- общее число папок;
- комментарий.
Акт передачи дел главного бухгалтера при увольнении включает данные об учетной политике, налоговой и бухгалтерской отчетности, первичные документы, договоры и акты взаиморасчетов с поставщиками и клиентами. Расскажем о типах документов подробнее.
Состояние амортизируемого имущества
Амортизация начисляется на основные средства: здания, оборудование и другие внеоборотные активы. При проведении проверки оценивают правильность отнесения имущества компании к амортизируемому и корректность ведения учета. Для этого остатки по счетам на начало нового периода сопоставляют с отчетами за предыдущий. В процессе проверяют, производилась ли переоценка балансовых стоимостей и не было ли допущено в ней ошибок.
Информация об учете материалов
Материалы, которые приобретает организация, вначале поступают на склад, а потом их списывают на основании актов выполненных работ. Остатки вносят в следующий отчетный период. Таким образом, отчеты о движении материальных ценностей помогают отслеживать состояние материального учета.
Сведения по кадрам
Взаиморасчеты с сотрудниками демонстрируют, есть ли у предприятия долги по начислению заработной платы. Отчет по результатам выплат формируется ежемесячно и наглядно показывает, каково состояние дел предприятия.
Опись папок
В акте передачи дел при увольнении бухгалтера отображают данные о передаваемых документах. Если их объем велик, перечень прикладывают к акту. Чтобы не фиксировать в бумагах все первичные документы, в описи указывают папки с документами, обработанными в течение месяца.
Остатки по проверенным счетам
Счета проверяют выборочно, чтобы вывести остатки за прошлый период и сравнить их с данными, указанными в отчетности. Эта информация нужна преемнику главбуха, чтобы он мог использовать остатки как точку отсчета.
Перечень пропавших документов
Проверка папок за месяц позволяет удостовериться, что все документы при увольнении главного бухгалтера, включенные в перечень, наличествуют. Если какие-то бумаги отсутствуют, их записывают в отдельный перечень. Желательно попробовать восстановить утраченные документы или заменить их копиями. Часть документов, которую не удалось восстановить, вносят в список. Информация пригодится для разделения зон ответственности между новым и прежним главбухами, а заодно позволит ответственному лицу быть в курсе, каких документов нет.
Другие передаваемые дела
Под таблицей пишут, какие дополнительные предметы и сведения передаются. Это могут быть наличные деньги, штампы, ключи от сейфов, пароли для входа в базу «1С: Бухгалтерия» и другая информация.
Найденные ошибки
Акт приема-передачи дел, составляемый при увольнении бухгалтера, должен включать все найденные ошибки и недочеты. Их указывают в виде примечаний к основному тексту или выносят в обособленный блок.
Кто заверяет акт приема-передачи дел
Акт передачи дел бухгалтера при увольнении заверяют лица, перечисленные в приказе, касающемся данной процедуры. Достоверность документа подтверждает подпись генерального директора. Обычно она ставится сразу на нескольких страницах. Принимающая дела сторона расписывается в конце акта и под приложениями. Печать ставят только на титульной странице, рядом с резолюцией «Утверждаю».
Образец акта при увольнении главного бухгалтера
Строгих регламентов по составлению такого документа не существует, поэтому он оформляется в свободной форме на основании приказа по предприятию или внутриведомственных положений, утвержденных руководством. Предлагаем возможный вариант акта, в котором отражена передача дел при увольнении бухгалтера, вы можете ориентироваться на этот образец.
